Appel Interne - CHU HELORA + TIVOLI - Secrétaire Projet HOST (H/F/X)

La société

Le projet HOST (Hospital Outbreak Support Team) est un projet pilote émanant du SPF, sous la responsabilité de la BAPCOC, et vise à renforcer la gestion des risques infectieux en renforçant deux volets fondamentaux :

1. la prévention et le contrôle des infections (anciennement appelé Hygiène Hospitalière)
2. l’usage adéquat des agents anti-infectieux.

L’objectif est donc d’élargir les équipes IPC (Infections Prevention & Control) et AMS (Antimicrobial Stewardship).

Le projet permettra, via la mise en place d’une équipe hospitalière multidisciplinaire disposant d’une expertise en matière du risque infectieux, une collaboration inter-hospitalière (transversale) dans un premier temps et une mutualisation des activités et ressources qui seront utilisées plus efficacement. Cette approche transversale sera suivie d’une deuxième phase transmurale, construite avec les autorités sanitaires compétentes, qui permettra de mettre l’expertise hospitalière à disposition des collectivités résidentielles et des autres acteurs de la première ligne des soins de santé.

Fonction

Votre mission

• Apporter à l’équipe HOST un soutien et un accompagnement administratif dans ses missions :
  • en participant au développement de sa communication afin d’accroître la visibilité du projet
  • en organisant les réunions et les séminaires
  • en apportant son soutien administratif dans les dossiers en cours

Responsabilités principales

• Mettre en place divers supports de communication pour différents projets (affiches, mailings, brochures,…).
  • Proposition de mise en page sur base des informations reçues
  • Validation avec l’équipe
  • Contact avec les partenaires pour l’impression le cas échéant
  • Diffusion de l’information sur les réseaux le cas échéant
• Organisation logistique et administrative de réunions, de séminaires (infrastructure, accueil, invitations, …)
  • Organisation de la réunion : réservation de salle, infrastructure, logistique, boissons, sandwichs, …;
  • Ordre du jour / Planning
  • Convocations des membres / participants
    • Ordre du jour (OJ) / Planning ;
    • Projet(s) de PV de(s) la (les) réunions précédentes ;
    • Documents relatifs à l’OJ / au planning ;
  • Suivi de la réunion ;
    • Présence aux réunions et prise de notes ;
    • Rédaction et approbation du procès-verbal PV ;
    • Archivage du PV

• Effectuer des travaux classiques de secrétariat : classer, scanner, préparer les dossiers, réceptionner le courrier, recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques…) les différents travaux de secrétariat de son équipe.
• Répondre au courrier reçu, rédiger les lettres ou toute autre correspondance (mail).
• Effectuer toute tâche administrative supplémentaire en lien avec sa fonction ;
• Aider dans la gestion documentaire du projet ;
• Accompagner l’équipe dans les projets spécifiques à l’extérieur.

Profil

Vos compétences

• Organisation
• Rigueur
• Créativité
• Collaboration multidisciplinaire
• Expérience dans la création et la maintenance de sites internet, idéalement avec WIX est un atout considérable

Votre profil

• Vous travaillez au sein du CHU Helora ou de TIVOLI
• Vous avez une orthographe irréprochable
• Vous maitrisez la suite office
• De manière idéale, vous connaissez Sharepoint, Canva et l'administration d'une page Linkedin
• Vous êtes prêt à vous former si nécessaire

Offre

Notre offre

• Un mi temps (présence les mardis et les jeudis, l'autre demi journée à votre convenance en TT éventuellement)
• Vous gardez votre contrat actuel
• IFIC 12
• L'affectation durera la durée du projet HOST, au minimum jusqu'au 31/12/2025

Intéréssé.e. ?

• Les candidatures complètes (CV, lettre de motivation et copie du diplôme requis) doivent nous parvenir via notre site https://jobs.helora.be/fr/home.aspx avant le 1er juin 2025
• Les auditions auront lieu le jeudi 5 juin 2025 en matinée
• Pour plus d'informations, vous pouvez contacter : Catherine Brichard, coordinatrice du projet à Catherine Brichart

Le réseau Helora accorde une attention particulière à la diversité de ses équipes. Nous nous engageons à traiter votre candidature sans aucune discrimination liée à l’âge, au sexe, à l’origine ethnique ou au handicap.