AppeI interne - Responsable administratif de la perception et des accueils dans les différentes consultations - Site Kennedy (H/F/X)

La société

Plus grand groupe hospitalier de Wallonie, HELORA, par la diversité des métiers qu’il réunit, comprend près de 7.000 collaborateurs.

Multi-sites, HELORA couvre 4 bassins de soins situés dans le Hainaut et Brabant Wallon.

L’approche universitaire, les projets d’infrastructures, les investissements médicaux ambitieux et le professionnalisme de ses collaborateurs permettent à HELORA d’offrir aux patients des soins en constante évolution, sécuritaires et de la plus haute qualité.

Vous souhaitez proposer vos talents et vos compétences auprès d’un hôpital en plein essor, venez vivre la #HELORA Expérience sur l’un de nos 7 sites.

Fonction

Afin de concourir à une prise en charge de nos patients fiable, appréciée, et efficiente, au bien être de notre personnel et à l’image de l’hôpital, votre mission sera de :

• Organiser le travail, diriger et former les agents de la perception et des accueils dans les différentes consultations,
• Superviser, évaluer et soutenir l’activité des équipes,
• Pour une partie de votre temps, réaliser les tâches d’un agent de terrain (voir fiche de fonction d’employée administrative dans une consultation).

dans le respect des normes d’hygiène, de sécurité et des valeurs institutionnelles.

De manière plus concrète, vos responsabilités seront :

Vision stratégique

• • Accompagner et faciliter le processus de changement ;
  • Uniformiser les pratiques sur le terrain et faciliter la communication entre les différents services.

Organiser et superviser le travail

• • Initier, élaborer des procédures de travail et de bien-être des travailleurs ;
  • Adapter les outils de travail telles que la mise à jour des procédures et veiller à leur application ;
  • S’assurer de la qualité du travail effectué par l’ensemble des agents ;
  • Evaluer la pertinence d’une procédure sur le terrain ;
  • Anticiper les situations et prévenir les incidents ;
  • Réaliser les horaires mensuels, organiser les activités du terrain et assurer leur continuité ;
  • Gérer et planifier les congés des équipes et les absences programmées ;
  • Veiller à répartir les tâches quotidiennes de manière équitable en fonction des aléas du jour dans le périmètre confié ;
  • Gérer les questions et les plaintes éventuelles en lien avec les services.

Assurer la communication ascendante et descendante ;

• • Assurer la communication au sein de l’équipe : Faire passer les consignes, relayer les informations, expliquer les procédures et réglementations, …
  • Informer le service du personnel sur les mouvements (absences, reprise travail,) ;
  • Assurer une communication efficace entre tous les professionnels du pool et une bonne transmission des informations avec tous les intermédiaires en lien avec le fonctionnement du service : service achats, techniques, comptabilité,. ;
  • Informer son supérieur de tous les problèmes majeurs, impactant l’organisation du travail et/ou du bon fonctionnement de l’équipe.

Superviser et soutenir les agents du terrain :

• • Prévenir et gérer les conflits ;
  • Être à l’écoute des agents, réaliser des feed-back positifs ;
  • Evaluer les agents du service ;
  • Consigner toutes les irrégularités constatées et si nécessaire rédiger un rapport ;
  • Contrôler les présences et le respect des horaires ;
  • Susciter une ambiance de travail favorable ;
  • Suivre, soutenir, motiver et superviser les agents ;
  • Accompagner et favoriser l’intégration des nouveaux arrivés dans l’équipe ;
  • Répondre et intervenir le plus rapidement possible lors d’un dysfonctionnement ;
  • Suivre, soutenir, encadrer les membres de l’équipe tout en tenant compte des différences qui existent entre chacun.

Gestion des moyens

• • Veiller à une utilisation efficiente et respectueuse des biens et des locaux ;
  • Réaliser diverses tâches administratives, notamment les statistiques de performance et d’activité des services.

Profil

• Aptitudes en leadership et coaching;
• Capacités d’organisation;
• Esprit critique et de synthèse;
• Gestion du stress;
• Collaboration ;
• Compétences administratives et bureautiques; Utilisation des logiciels Word et Excel;
• Maitrise de Wish, Ultragenda et Care.
• Souplesse dans les horaires.

• Vous êtes actuellement engagé.e. dans le groupe HELORA
• Vous avez une expérience de plusieurs années dans le département administratif d'une institution hospitalière et min 1 an en gestion d'équipe.

Offre

• CDI 38h00/semaine
• IFIC 14

• Envoyez nous votre candidature sur le site https://jobs.helora.be/fr/home.aspx avant le 30 septembre 2025 ;
• Pour plus d'informations, vous pouvez contacter : Madame BOUDREZ Stéphanie (stephanie.boudrez@helora.be)

Nous nous engageons à traiter votre candidature sans aucune discrimination liée à l’âge, au sexe, à l’origine ethnique ou au handicap.