OFFRE RESERVEE UNIQUEMENT AUX COLLABORATEURS INTERNES - Agent administratif pour la gestion des implants - Pharmacies de Mons et Warquignies (H/F)

La société

Plus grand groupe hospitalier de Wallonie, HELORA , par la diversité des métiers qu'il réunit, comprend près de 7.000 collaborateurs.

Multi-sites, HELORA couvre 4 bassins de soins situés dans le Hainaut et le Brabant Wallon.

L'approche universitaire, les projets d'infrastructures, les investissements médicaux ambitieux et le professionnalisme de ses collaborateurs permettent à HELORA d'offrir aux patients des soins en constante évolution, sécuritaires et de la plus haute qualité.

Vous souhaitez proposer vos talents et vos compétences auprès d'un hôpital en plein essor, venez vivre la #HELORA Expérience sur l'un de nos 7 sites.

Fonction

En tant qu'agent administratif pour les pharmacies des hôpitaux de Mons et Warquignies, vous devrez :

En collaboration avec les pharmaciens responsables :

• Assurer la gestion administrative et documentaire des dispositifs médicaux implantables (DMI) et des spécialités pharmaceutiques en lien avec la pharmacie, les équipes médicales, chirurgicales et logistiques, dans un objectif de traçabilité, conformité réglementaire, maîtrise des coûts et efficience du circuit des DMI.
• Contribuer à la santé globale de nos patients de manière fiable, appréciée et efficace dans le respect des normes d'hygiène, de sécurité et des valeurs institutionnelles.

Gestion des dispositifs médicaux implantables (tracés et non tracés) et du matériel pour intervention

• Assurer la traçabilité des implants concernés
• Gérer les bons du bloc opératoire et de la coronarographie : commande et suivi, encodage/facturation et régularisation
• Gérer et assurer le suivi des commandes des DMI ou matériel nécessaire pour une intervention indiquée
• Assurer une gestion des stocks : pouvoir déterminer les dotations des DMI stockés et les ajuster en fonction de la consommation et/ou de la variation de l'activité (en accord avec le pharmacien responsable des DMI et du service concerné) afin d'assurer une mise à jour
• Gérer les périmés (récupération/élimination/échange/note de crédit) en collaboration avec le service et la firme concernée
• Collaborer activement avec les firmes pharmaceutiques, afin d'assurer une mise à jour régulière des DMI en consignation
• Prendre connaissance des contrats de consignation en cours
• Gérer les retours : organiser le renvoi en collaboration avec la firme lorsque cela est indiqué tout en faisant une distinction entre les achats et les consignations
• Gérer les ruptures de stock/back-orders : Recherche d'alternatives en collaboration avec la firme et le pharmacien responsable des DMI
• Assurer le suivi des problématiques du terrain en lien avec les DMI et communiquer les informations aux pharmaciens responsables des DMI : litige en tout genre lié à une commande, une intervention, une facturation ou autre
• Gérer les appels téléphoniques et les mails en lien avec l'activité
• Réaliser l'encodage correspondant à la partie pharmacie des PTH et des PTG au sein de la plateforme Healthdata (HD4DP2)

Gestion du circuit du médicament

• Gérer et assurer le suivi des commandes des spécialités pharmaceutiques en collaboration avec le pharmacien responsable
• Gérer les ruptures et les reliquats en collaboration avec le pharmacien responsable
• Assurer la traçabilité des médicaments indiqués
• Gérer les périmés de la pharmacie et des unités de soins : impression mensuelle des fichiers et encodage

Gestion des factures fournisseurs

• Valider les factures fournisseurs
• Assurer le suivi des contestations
• Assurer le suivi des notes de crédit/débit
• Assurer le suivi des demandes de la comptabilité en collaboration avec le pharmacien responsable
• Gérer les clôtures comptables trimestrielles
• Suivre l'évolution des prix en fonction des indexations et des marchés publics en cours sous la responsabilité du pharmacien responsable

Gestion des attestations

• Gérer les accords mutuels en format papier en collaboration avec les médecins et les mutuelles
• Gérer les accords électroniques via la plateforme web Civars
• Assurer le suivi des accords en attente

Autres

• Assurer les commandes du petit matériel bureautique pour le service pharmacie
• Créer et mettre à jour certains documents au sein de la pharmacie en collaboration avec les pharmaciens
• Collaborateur à la gestion documentaire
• Créer les numéros de passage des patients ambulatoires lors d'une délivrance au guichet
• Rédiger les PV des réunions de service
• Gérer la mise en page et l'impression des étiquettes/documents en tout genre
• Organisateur, avec le service des archives, l'archivage des documents de la pharmacie

Profil

• Etre titulaire d'un diplôme en secrétariat
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• La connaissance du logiciel de la pharmacie Infohos constitue un atout
• Une connaissance dans la gestion des dispositifs médicaux implantables constitue un atout
• Avoir une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit
• Avoir une bonne communication écrite et orale
• Etre capable de prioriser ses tâches
• Avoir le sens des responsabilités
• Avoir de bonnes capacités d'analyse et un esprit critique
• Etre rigoureux, autonome, organisé et avoir le sens du détail

Offre

Nous offrons :

• Un contrat à durée déterminée d'un an (maintien du CDI pour les collaborateurs internes déjà en CDI) - 38h/sem
• Entrée en fonction : 01/10/25